Por Ignacio Pérez

Según la encuesta publicada por el INE sobre el uso de las TIC y comercio electrónico en las empresas, publicado en noviembre del pasado año, más del 96% de las PYMES españolas tienen algún tipo de infraestructura tecnológica. Normalmente suelen tratarse de empresas que utilizan ordenadores para la realización de facturas, llevar contabilidad e intercambiar mensajes a través del correo electrónico. En general estas empresas han comenzado su actividad con recursos limitados y han ido adquiriendo equipos informáticos de forma poco estructurada, sin política de sistemas de ningún tipo. A medio plazo no sólo el mantenimiento de la infraestructura es defectuoso, sino que la gestión de la información utilizada puede llegar a ser un grave problema. En ISC como empresa consultora especializada en tecnología hemos visto con frecuencia esta situación y conocemos cuales son los principales problemas que genera.

Hay dos puntos clave para una PYME desde el punto de vista de sistemas: la seguridad y el mantenimiento de la infraestructura. Las actuaciones en seguridad deberían incluir la protección actualizada de virus, spyware y malware en general, el establecimiento y ejecución de una política de copias de seguridad y la protección de los servidores con acceso público a través de un firewall adecuado. En cuanto al mantenimiento de la infraestructura es imprescindible contar con una definición de la plataforma corporativa (para evitar tener varios sistemas operativos conviviendo en una misma red), una política de actualización del software de base y un equipo de soporte para cuando surjan problemas.

Hasta ahora se ha hecho referencia a actividades de TI de corte defensivo, es decir, que nos permitirán seguir con nuestro negocio pero que no generarán mayor ingreso. Pensamos que es imprescindible tener un punto de partida sólido antes de dar mayor importancia a las TI en la empresa. Una vez que contamos con la base podemos plantearnos qué oportunidades podríamos tener para mejorar la rentabilidad de nuestro negocio desde el punto de vista de las TI.

Reducción de costes

La reducción de costes viene siempre de la mano de una mejora de la eficiencia interna, estrechamente vinculada a la mejora de procesos. La tecnología suele ser una muy buena alternativa para la mejora interna de procesos, pero también es una solución peligrosa. Hay que tener en cuenta que la limitación de recursos de la PYME es un handicap para la implantación de herramientas. Por ejemplo, la implantación de un ERP en la empresa exige un estudio de los procesos de la misma, previa a la instalación de la herramienta. Estos estudios previos de procesos son indispensables para que el ERP sea realmente útil. Normalmente este estudio es apreciado como caro por la empresa y a menudo es omitido, lo cual puede terminar en un desastre. Una alternativa al ERP podría ser el desarrollo de un software a medida. En este caso el problema de la PYME son las horas y la cualificación del personal por parte de la empresa que se necesitan para estos proyectos.

En cualquier caso nosotros recomendamos que la automatización en el caso de una PYME se acometa por fases, comenzando por los procesos más fáciles de informatizar. Esto permitirá a la empresa adquirir experiencia e ir marcándose retos de forma progresiva.